Verhoog de kwaliteit van je organisatie! Geef op de juiste wijze feedback!

Hai! GuidoFox hier! Gaaf dat je dit artikel leest! 

Vandaag wil ik het graag hebben over het optimaal geven van feedback!

Feedback zorgt ervoor dat blinde vlekken aan de kant bij de feedbackontvanger worden blootgelegd. Indien de feedbackontvanger de feedback serieus neemt en ermee aan de slag gaat wordt zijn blinde vlek kleiner en wordt het zelfinzicht van de feedbackontvanger vergroot. Dit heeft een positieve uitwerking op de organisatie of onderneming in zijn geheel.

Ik zie een destructieve werking uitgaan van het op een verkeerde wijze geven van feedback, waardoor ondernemingen en organisaties niet optimaal functioneren. Soms wordt het geven van feedback zelfs uit angst voor de reactie van de feedbackontvanger geheel achterwege gelaten. Of vaak hoor je pas tijdens je eerste functioneringsgesprek wat er allemaal beter had gekund, terwijl directe feedback van wezenlijk belang is voor de kwaliteit van de onderneming of organisatie.

De negen gouden regels voor het geven van feedback!

1. Geef feedback altijd in de ‘ik’-vorm. Dus bijvoorbeeld: ‘Ik vind dat…..’, ‘Ik heb het idee dat…’. (‘IK’-vorm)

2. Benoem alleen zichtbaar, observeerbaar gedrag of feiten. De ander weet dan precies wat er bedoeld wordt. Bovendien blijf je dan objectief. Je vult niet zelf in wat er aan de hand is. Daarmee kun je namelijk makkelijk de plank misslaan. (Benoem zichtbaar gedrag/feiten).

3. Benoem een specifieke situatie waarin het gedrag plaatsvond. Ook dit schept duidelijkheid. Blijf je te vaag (‘je doet vaak…’) of generaliserend (‘Je doet altijd zo…’) dan kan er een welles/niets discussie ontstaan. De ander kan bijvoorbeeld allerlei voorbeelden opnoemen van situaties waarin het betreffende gedrag anders was. Een opmerking over specifiek gedrag in een specifieke situatie valt daarentegen veel makkelijker te accepteren. Dat vergroot de kans dat de ander er iets mee doet en er iets van leert. (Benoem specifieke situatie / concretiseer)

4. Benoem wat het gedrag van de ander met je doet of hoe het op je overkomt. Dit punt is belangrijk omdat dit de reden is dat je het gedrag überhaupt aankaart. (Benoem wat gedrag met je doet qua gevoel)

5. Geef de ander de gelegenheid om te reageren op de feedback. Gaat het om een interpretatie (‘Het lijkt wel alsof je…’), check dan eerst of deze klopt (‘Klopt dat?’). Klopt deze niet, accepteer dat dan en denk niet toch gelijk te hebben. (Geef feedbackontvanger gelegenheid om te reageren)

6. Geef feedback kort nadat het betreffende gedrag heeft plaatsgevonden, waarover je iets wil terugkoppelen. De ander heeft dan duidelijk voor ogen waar je het over hebt. (Geef feedback kort na gedrag)

7. Geef alleen feedback op zaken waaraan mensen iets kunnen veranderen of waar ze grip op hebben. Tegen bijvoorbeeld slechthorende mensen zeggen dat je het zo vervelend vindt dat je zo hard hem moet praten om je verstaanbaar te maken, is zinloos. De ander kan niets met deze feedback en voelt zich er alleen maar slecht door. (Geef feedback ten aanzien van veranderbaar gedrag)

8. Feedback dient gegeven te worden uit liefde, of een afgeleide vorm daarvan. Het moet met name niet gericht zijn op het dumpen van de eigen gevoelens op de ontvanger, of op het omlaag halen van de feedbackontvanger. (Geef feedback vanuit liefde) 

9. Feedback is geen kritiek. Feedback geeft de leidinggevende aan wat hij ziet gebeuren, zonder waardeoordeel en zonder interpretatie van de feiten. Hij benoemt alleen de feiten of observaties die hij doet. Het is belangrijk dat het oordeel van de feedbackgever zou moeten gaan over prestaties die volgens van tevoren overeengekomen criteria zijn bepaald. En over buitenwerksituaties is er uiteraard helemaal geen ruimte voor feedback. (Feedback is geen kritiek) 

Tips leidinggevende over communicatie met feedbackontvanger over het ontvangen van feedback!

Het is ook belangrijk om naar de kant van de ontvanger van de feedback te kijken. Het is goed om algemene instructies te maken hoe de feedbackontvanger dient om te gaan met feedback, zodat de effectiviteit en de kwaliteit van de onderneming en organisatie er op vooruit kan gaan.

Een voorwaarde voor de effectiviteit van feedback: open luisteren, luisteren en nog eens luisteren. Je hoeft het als feedbackontvanger niet eens te zijn met de gegeven feedback, maar het is de bedoeling dat je dat pas later beoordeeld en niet tijdens het gesprek. Het wordt je niet voor niets verteld. Elke reactie op feedback, anders dan ‘dank je’ of ‘ik heb je gehoord’ dient te worden opgevat als een verdediging tegen feedback - een verdediging van je ego. Eerst dient de feedback verwerkt te zijn en later mag de feedbackontvanger er op terugkomen. Het feedbackgesprek belandt op deze wijze niet in een emotioneel welles-nietes gesprek.

Bonustip!

Als leidinggevende is het handig om een lijst bij te houden van de 9 feedbackpunten. Iedere keer als je feedback geeft kan je deze punten toetsen aan je gegeven feedback!

Greetz, 

GuidoFox - Evolve your life!

Spiritual Teacher, Life Coach and Political Influencer 

www.GuidoFox.nl